Raportowanie wydatków w czasie rzeczywistym dla zarządu

Agnieszka zarządza firmą dystrybucyjną z czterema oddziałami. Przez lata dowiadywała się o przekroczeniu budżetu dopiero przy zamknięciu miesiąca - czyli wtedy, gdy nic już nie można było zmienić. Decyzje zakupowe zapadały bez wiedzy o tym, ile zostało w budżecie.

Raportowanie w czasie rzeczywistym nie oznacza wyłącznie szybszych danych. Oznacza zmianę momentu, w którym menedżer może zareagować - z końca miesiąca na bieżący tydzień lub dzień.

Skąd pochodzą dane do dashboardu

Dane o wydatkach żyją w kilku miejscach jednocześnie: w systemie kart firmowych, w programie FK, w narzędziu do rozliczania podróży, w zamówieniach zakupowych. Dashboard agreguje je w jedno miejsce bez ręcznego eksportu.

Integracja z systemami bankowymi przez API pozwala widzieć transakcje kartami firmowymi z opóźnieniem kilku minut, nie kilku dni. To zmienia sposób, w jaki dział finansowy monitoruje płynność.

Jakie pytania powinien odpowiadać dobry dashboard

Ile wydał dział marketingu w tym miesiącu i ile mu zostało do limitu? Który projekt przekroczył budżet podróży? Jakie kategorie rosną najszybciej w porównaniu z poprzednim kwartałem? Te pytania muszą być zdefiniowane przed budową - nie po.

Praca z Agnieszką zaczęła się od listy dwunastu pytań, które zadawała co miesiąc swojemu dyrektorowi finansowemu. Dashboard odpowiada na jedenaście z nich automatycznie. Jedno wymagało zmiany procesu zbierania danych i wciąż jest w toku.