Wawetuy - Szczecin, od 2019
Wydatki pod kontrolą,
nie pod presją
Firmy tracą czas nie dlatego, że mają za dużo wydatków - tracą go dlatego, że każdy wydatek wymaga ręcznej uwagi. Wawetuy pracuje nad tym, żeby rutynowe procesy finansowe działały bez ciągłego nadzoru, a decyzje opierały się na danych, które są aktualne, a nie spóźnione o tydzień.
Zespół Wawetuy składa się z osób, które wcześniej pracowały po stronie klientów - jako księgowi, kontrolerzy finansowi i analitycy w firmach produkcyjnych i usługowych. To nie jest wiedza zdobyta na szkoleniach. Większość scenariuszy, z którymi zgłaszają się klienci, ktoś z zespołu już przeżył od środka.
Każda wdrożona automatyzacja przechodzi przez weryfikację osoby, która rozumie kontekst operacyjny - nie tylko techniczny.
Specjalizacja dotyczy firm, które mają między 15 a 200 pracowników i prowadzą księgowość wewnętrznie lub we współpracy z biurem rachunkowym. W obu przypadkach procesy są wystarczająco złożone, żeby automatyzacja miała sens, i wystarczająco konkretne, żeby dało się ją wdrożyć bez wielomiesięcznego projektu.
Radosław Kwiatkowski
Automatyzacja procesów finansowych
Wcześniej kontroler finansowy w firmie logistycznej przez 7 lat. Zajmuje się mapowaniem procesów i doborem narzędzi do konkretnego środowiska klienta.
Tomasz Wierzbicki
Analiza danych i integracje systemowe
Przez kilka lat pracował przy wdrożeniach ERP w sektorze produkcyjnym. Odpowiada za połączenia między systemami i jakość danych wychodzących z automatyzacji.
Co się powtarza
Automatyzacja ma sens wtedy, gdy wyniki są powtarzalne - nie jako jednorazowy efekt, ale jako zmiana w codziennym funkcjonowaniu firmy. Poniższe liczby opisują to, co obserwujemy u klientów po zakończeniu wdrożenia i co weryfikujemy po 3 oraz 6 miesiącach użytkowania. Żadna z tych wartości nie jest prognozą.
83%
klientów ogranicza ręczne wprowadzanie danych o ponad połowę w ciągu pierwszych 8 tygodni
6–14h
tygodniowo - tyle czasu odzyskuje przeciętny dział finansowy po wdrożeniu automatycznego obiegu dokumentów
4 z 5
firm kontynuuje współpracę po pierwszym projekcie i zleca automatyzację kolejnych procesów
Środowisko, w którym pracujemy
Wawetuy nie działa w izolacji od systemów, które klient już posiada. Większość projektów zaczyna się od audytu istniejącego środowiska - jakie oprogramowanie jest używane, gdzie dane wchodzą do systemu, a gdzie są przepisywane ręcznie. Dopiero na tej podstawie projektujemy automatyzację, która nie wymaga wymiany całej infrastruktury.
Pracujemy z firmami, które korzystają z różnych systemów ERP, platform do zarządzania fakturami i narzędzi do raportowania. Integracje budujemy przez API lub dedykowane konektory - w zależności od tego, co dane środowisko obsługuje.
Każdy projekt zaczyna się od rozmowy o tym, co aktualnie nie działa - nie od prezentacji gotowego rozwiązania.
01. Audyt procesów
3–5 dni roboczych
Mapujemy przepływ danych i identyfikujemy miejsca, gdzie praca ręczna jest powtarzalna i mierzalna.
02. Projekt automatyzacji
5–10 dni roboczych
Przygotowujemy specyfikację techniczną i omawiamy ją z osobami odpowiedzialnymi za procesy po stronie klienta.
03. Wdrożenie i testy
2–4 tygodnie
Budujemy automatyzację w środowisku testowym, weryfikujemy wyniki z rzeczywistymi danymi, wprowadzamy poprawki.
04. Przekazanie i monitoring
30 dni po wdrożeniu
Szkolimy zespół klienta, dokumentujemy rozwiązanie i monitorujemy działanie przez pierwszy miesiąc produkcyjny.
Czego wymaga taka współpraca
Typowe zaangażowanie po stronie klienta
Automatyzacja nie zastępuje decyzji - zastępuje czynności, które nie wymagają decyzji, ale i tak pochłaniają czas.
Projekty, które kończą się dobrze, mają jedno wspólne: ktoś po stronie klienta rozumie, dlaczego zmiana jest potrzebna, i ma wystarczające uprawnienia, żeby ją przeprowadzić. Bez tego nawet najlepiej zaprojektowana automatyzacja zatrzymuje się na etapie wdrożenia.
Nie wymagamy, żeby klient był ekspertem technicznym. Wymagamy, żeby był dostępny i zaangażowany w kluczowych momentach projektu. Większość problemów, które widzieliśmy w nieudanych wdrożeniach, nie była techniczna - była organizacyjna.
Czas trwania projektu zależy od złożoności procesów i liczby systemów, które muszą ze sobą rozmawiać. Prosty obieg faktur można zautomatyzować w 3 tygodnie. Wieloetapowy proces zatwierdzania wydatków z integracją ERP i narzędziem do raportowania zajmuje 6–10 tygodni.
- Projekt nie wymaga wymiany obecnego oprogramowania finansowego
- Każdy etap jest dokumentowany i przekazywany zespołowi klienta
- Wyniki są weryfikowalne - nie opieramy się na deklaracjach
Kiedy to ma szansę zadziałać
Automatyzacja nie rozwiązuje problemów z procesami, które są nieustalone lub zmieniają się co miesiąc.
Najlepsze efekty pojawiają się tam, gdzie proces jest powtarzalny, ale wykonywany ręcznie - bo nikt wcześniej nie miał czasu ani powodu, żeby go zautomatyzować. Jeśli firma nie jest pewna, jak jej procesy wyglądają od środka, pierwszym krokiem jest audyt, a nie wdrożenie.
Poniżej opisujemy trzy warunki, które - na podstawie dotychczasowych projektów - najsilniej wpływają na to, czy automatyzacja przynosi trwałe efekty. Nie są to wymogi formalne, ale obserwacje z praktyki.
Proces istnieje i jest wykonywany regularnie
Automatyzacja działa najlepiej na procesach, które są wykonywane co najmniej kilka razy w tygodniu i mają przewidywalną strukturę - nawet jeśli dane wejściowe się różnią.
Ktoś w firmie rozumie ten proces od środka
Potrzebujemy osoby, która potrafi opisać wyjątki i przypadki brzegowe - nie tylko standardowy przebieg. Bez tej wiedzy automatyzacja będzie działać tylko dla idealnych przypadków.
Dane są dostępne w ustrukturyzowanej formie
Faktury w PDF, arkusze Excel, eksporty z systemów - to wszystko jest do pracy. Problemy pojawiają się, gdy dane istnieją tylko w głowach pracowników lub w nieuporządkowanych plikach bez spójnej struktury.
Pierwsze pytanie jest bezpłatne
Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoje procesy nadają się do automatyzacji - napisz lub zadzwoń. Ocenimy to razem, bez zobowiązań i bez oferty handlowej na pierwszej rozmowie.